در این مقاله به بررسی ۹ روش مؤثر برای غلبه بر رنج اضطراب ناشی از نزدیک شدن زمان ارائه می‌پردازیم. قبل از هر چیز بیایید نگاهی بیندازیم به نکاتی که می‌توانند به شما در پیشبرد ارائه کمک کنند.
چگونه روی صحنه سخنرانی خراب‌کاری نکنیم؟
سخنرانی خوب، ارائه‌ای است که سخنران آن خراب‌کاری نمی‌کند و حوصله حضار سر نمی‌رود و در سالن چرت نمی‌زنند.
نکات یک ارائه خوب
آموزنده و حاوی اطلاعات مفید: یک ارائه عالی همه نکات مهم و اطلاعات ضروری را برای حضار بیان می‌کند. به نظر نمی‌رسد بمباران کردن مخاطبان با حقایق عجیب و غریب و آمار و ارقام، نتیجه‌ای جر چرت زدن آن‌ها داشته باشد.
تأثیرگذار و چشم‌گیر: مقصود از گیرایی این نیست که روی صحنه آتش به پا کنید، دکور عجیب و غریب داشته باشید یا توجه مخاطبان را با انفجار جلب کنید. استفاده از محتوای بصری کمک می‌کند تا تأثیرگذاری کلامتان بر روی ذهن شنوندگان افزایش یابد. می‌توانید از عکس، کارهای گرافیکی، ویدیو یا حتی چیزهای ساده‌ای همچون زبان بدن و حرکات معنی‌دار استفاده کنید.
قصه‌گویی: آدم‌ها عاشق شنیدن داستان و حکایت هستند. اطلاعات شفاهی و جلوه‌های بصری می‌توانند به سرعت باعث سر رفتن حوصله حضار شوند. اگر می‌خواهید همه نگاه‌ها به سمت و سوی شما باشد، باید یک داستان‌گوی فوق‌العاده باشید. با قصه خود حضار را غرق در ماجراجویی کنید.
مدیریت بدترین حالت ممکن هنگام سخنرانی
اضطراب و استرس پیش از ارائه یکی از بزرگ‌ترین مشکلات است و منشأ آن هم ترس‌های انسانی است. ترس از شکست و ترس از طرد شدن باعث می‌شوند که زمان ایستادن روی صحنه یا حتی در مرحله آماده شدن برای سخنرانی، نگرانی بسیاری را تجربه کنید. ترس از اینکه ممکن است روی صحنه با فراموش کردن کلمات و متن سخنرانی خجالت‌زده شوید یا اینکه با بی‌توجهی مخاطبان احساس شکست کنید، استرس‌زا هستند.
بهترین راه برای مبارزه با اضطراب پیش از ارائه که کمی هم غیرمعمول به نظر می‌رسد، این است که از تخیل خود کمک گرفته و یک سناریو تحت عنوان «بدترین اتفاق ممکن» بنویسید. در واقع، مزیت این تصویرسازی، تمرین مهارت مدیریت در شرایط بحرانی است. برای طراحی یک سناریوی خوب می‌توانید از نکات زیر کمک بگیرید:
1- به جای تمرکز روی خود، به مخاطبان فکر کنید
اشتباه نکنید! منظور ما این نیست که به جای شنوندگان، گونی سیب‌زمینی بگذارید یا آن‌ها را با لباس راحتی ببینید! این افکار بیشتر از اینکه کمک کننده باشند، خجالت‌آور و ناخوشایند هستند. به جای اینکه تمام تمرکزتان را معطوف خود کنید، جهت هوش و حواس خود را به سمت مخاطبان بچرخانید. علت اینکه از استرس و اضطراب نمی‌توانید درست نفس بکشید این است که مدام به خود فکر می‌کنید و این سؤال‌ها را با خود مرور می‌کنید:
- ظاهر من چطور به نظر می‌رسد؟
- کسانی که در ارائه حاضر هستند، درباره من چه فکری خواهند کرد؟
- اگر خراب‌کاری کنم، چه می‌شود؟
- اگر آن‌ها از من خوششان نیاید، چه می‌شود؟
با این رویه، شما قبل از اینکه پا در دریا بگذارید، غرق خواهید شد! به جای فکر کردن به ده روشی که با آن می‌توانید خراب‌کاری کنید، پروژکتورها را روی مخاطبان خود انداخته و به راه‌هایی که می‌توانید آن‌ها را راضی و خشنود از سالن بیرون بفرستید، فکر کنید:
- مخاطبان شما از این ارائه چه چیزهایی یاد می‌گیرند؟
- در چه شرایطی ارائه شما برای شنوندگان و حضار مفید خواهد بود؟
- پیام اصلی ارائه و آگاهی شما از چه راه‌هایی و چگونه زندگی افراد را تحت تأثیر قرار می‌دهند؟
زمانی که به هدف ارائه خود فکر می‌کنید و به اهمیت هدفمند بودن برای حضار توجه می‌کنید، می‌فهمید که هیچ‌کس منتظر باختن و شکست خوردن شما نیست. زمانی که از نگاه قضاوت منفی دور می‌شوید، در می‌یابید که مخاطبان به ارائه شما می‌آیند تا چیزهای جدیدی از شما یاد بگیرند. برای همین هم بیشتر از هر کسی می‌خواهند که یک ارائه خوب داشته باشید.
بهترین چیزی که می‌توانید به حضار بدهید چیست؟ چه چیزهایی باید به آن‌ها بگویید؟ زمانی که به جای تمرکز روی خود و ظاهرتان به این سؤال‌ها فکر کنید، اضطراب آرام‌آرام از شما دور می‌شود.
۲- مطالب ارائه را بخش‌بندی کنید
یکی از نگرانی‌های اساسی ارائه‌دهندگان این است که نکند کلمات‌شان را حین سخنرانی فراموش کنند. یادتان نرود که شما برای خواندن انشا یا دیکته گفتن به حضار روی صحنه نایستاده‌اید. قرار نیست تک‌تک کلماتی که روی کاغذ آورده‌اید را نیز به زبان بیاورید. ارائه شما یک هدف اصلی و یک موضوع کلی دارد که قرار است راجع به آن حرف بزنید.
مدت زمان ارائه هر چقدر که باشد می‌توانید مطالب را به بخش‌های ده دقیقه‌ای تقسیم کنید. در هر ده دقیقه فقط روی یک نکته اصلی تمرکز کنید.
همچنین می‌توانید از ابزار تصویری برای بیان هر کدام از این بخش‌ها استفاده کنید. عنوان هر مبحث را بالای اسلاید بنویسید. این تکنیک بسیار ساده به شما کمک می‌کند تا جای موضوعات را دقیقاً مشخص کرده و هر زمان که نیاز داشتید به آن‌ها رجوع کنید. تنها فایده این روش خلاص شدن از شر حفظ کردن تک‌تک جملات نیست، بلکه می‌توانید به موضوعاتی که فراموش کردید برگردید و دوباره آن‌ها را بیان کنید.
به جای اینکه خودتان را در سی دقیقه سخنرانی بی‌وقفه روی صحنه و در مقابل صدها جفت چشم تصور نمایید، به این فکر کنید که قرار است راجع به یک موضوع در سه بخش ده دقیقه‌ای صحبت کنید.
۳- زمان مکث کردن را نیز پیش‌بینی کنید
یکی دیگر از فواید بخش‌بندی کردن سخنرانی به زمان‌های ۱۰ دقیقه‌ای این است که شما زمانی برای مکث کردن در نظر بگیرید. توقف کردن پس از تمام شدن نکات هر قسمت به اندازه بیان موضوع اصلی اهمیت دارد.
یک ضرب سخنرانی کردن فقط شما را خسته و آشفته نمی‌کند، بلکه باعث از بین رفتن تمرکز حضار نیز می‌شود. با مکث به موقع به آن‌ها فرصت می‌دهید تا متوجه منظور شما شوند و پیام‌های سخنران را تجزیه و تحلیل کنند و برای دریافت نکات بعدی آماده شوند.
۴- پاورپوینت آماده کنید
اگر قرار باشد در یک کنفرانس بین‌المللی شرکت کنید یا از اهداف خود برای مشتری‌ها بگویید، با استفاده از پاورپوینت می‌توانید ارائه خود را جذاب‌تر کنید. بدترین لطفی که می‌توانید در حق خود کنید، این است که طراحی پاورپوینت را برای لحظات آخر کار بگذارید. با به تعویق انداختن استرس و اضطراب مضاعف و غیرضروری به خود وارد نکنید.
هر وقت که سخنرانی شما نهایی شد، کار درست کردن پاورپوینت را شروع کرده و آن را به سرعت آماده کنید. در این صورت زمان کافی برای حرفه‌ای‌تر کردن کار و تمرکز لازم برای پیشبرد سایر مسائل مربوطه را نیز دارید.
۵- تمرین، تمرین، تمرین
تا به حال فکر کرده‌اید که استندآپ کمدینها چگونه برای اجرای برنامه‌های روتین‌شان آماده می‌شوند؟ زمانی که آن‌ها را روی صحنه می‌بینید، به نظر می‌رسد که فقط یک سری جوک‌های شوخی‌های بداهه را بیان می‌کنند؛ اما حقیقت چیز دیگری است. هر کاری که آن‌ها می‌کنند، نتیجه روزها تمرین بی‌وقفه و تکرار و اجراهای بسیار است. جالب است بدانید که کمدینها حتی مکث‌هایشان را نیز تمرین می‌کنند.
تمرین کردن فقط به معنای این نیست که روی کلماتی که ادا می‌کنید تمرکز مایید، بلکه باید روی جنبه‌های بصری، آنچه قرار است بگویید، نشان داده یا انجام دهید و چگونگی هماهنگ کردن این مسائل با یکدیگر نیز تمرین کنید.
از تمرین کردن خسته نشوید و فکر نکنید چون حرف‌هایتان را حفظ کرده‌اید، دیگر کار تمام است. بلکه آن‌قدر تمرین کنید تا نکاتی که قرار است از آن‌ها بگویید تبدیل به عقاید و افکارتان شوند.
۶- سخنرانی را ضبط و مرور کنید
زمانی که طرح خود را برای مشتری‌های آینده اجرا می‌کنید، اعتمادبه‌نفس دارید؟ آیا آگاهانه و با تردید همچون یک متخصص واقعی به بحث و بررسی می‌پردازید؟ هنگام ارائه رفتارتان دوستانه است و با حضار احساس نزدیکی می‌کنید یا مغرور و متکبر به نظر می‌رسید؟ گاهی زبان بدن از زبان گفتار نیز بلندتر است. فهمیدن جواب این سؤال‌ها را به روز ارائه موکول نکنید. یک دوربین یا موبایل بردارید و از خودتان فیلم بگیرید. بررسی کنید که هنگام سخنرانی چطور به نظر می‌رسید. نکاتی که به نظرتان می‌رسد را روی یک کاغذ بنویسید.
از دوستان و همکاران خود بخواهید نقش حضار را بازی کنند و در یک سخنرانی آزمایشی شرکت کنند. تنها مزیت این کار تمرین سخنرانی زنده نیست، بلکه می‌توانید از بازخوردهای آن‌ها برای پیشرفت کردن استفاده کنید.
۷- زودتر از موعد به مکان برگزاری ارائه بروید
برای همه ما پیش آمده که درست روزی که باید کارهای مهمی انجام بدهیم، در ترافیک گیر کردیم و حسابی دیر رسیدیم. تصور کنید افراد زیادی در یک سالن بزرگ منتظر شما هستند، شما دیر می‌رسید و در همان دم با گفتن جمله «احتمالاً حضار فکر می‌کنند که آدم وقت‌نشناسی هستم» تیر خلاص را به خود می‌زنید.
بیایید به عقب برگردیم. یادتان هست اولین تکنیک چه بود؟ «بدترین سناریوی ممکن را تصور کن». حال خیال کنید که برای ارائه دیر رسیدید و به علت فشرده بودن زمان‌بندی کنفرانس‌ها، وقت کافی برای همه حرف‌هایتان را ندارید. استرس ناشی از تجربه کردن احساسات آینده در زمان حال به شما کمک می‌کند تا شب‌ها بیشتر بیدار بمانید و کارهایتان را هر چه زودتر جمع و جور کنید؛ و به جای ریسک کردن و بلعیده شدن توسط هیولای اضطراب، برنامه دقیقی برای رفتن به محل برگزاری ارائه بریزید.
علاوه بر همه این حرف‌ها زودتر رسیدن به شما امکان آشنایی با محیط را می‌دهد. اگر قرار است در یک رویداد بزرگ یا کنفرانس مهم سخنرانی کنید با زود رسیدن می‌توانید با برگزارکنندگان مراسم و سایر ارائه‌دهندگان آشنا شوید و به حضار خوش‌آمد بگویید.
شاید نتوانید پیش از موعد مقرر وارد مکانی شوید که قرار است در آن ارائه داشته باشید، مثل وقتی که قرار است طرح خود را در شرکت مشتری آینده خود ارائه کنید، اما می‌شود با قدم زدن در اطراف ساختمان، ذهنتان را آرام و شفاف کرده و برای ارائه خود آماده شوید.
۸- تکنولوژی‌های مورد نیازتان را پیش از رفتن روی صحنه تست کنید
زودتر رسیدن به شما امکان تست ابزار‌ها و فناوری‌های مورد نیازتان را می‌دهد. با توجه به موضوع مطالب و شیوه ارائه شما باید تکنولوژی‌های متفاوتی را همراه داشته باشید و برای روبرو شدن با چالش‌های جدید آماده باشید. برای همین هم امتحان کردن آن‌ها پیش از شروع زمان سخنرانی کار هوشمندانه‌ای است. بهترین کار ذخیره‌سازی فایل‌ها روی مدیا‌ها و دستگاه‌های مختلف است. فایل خود را روی لپ‌تاپ، یو اس بی، هارد اکسترنال ذخیره کنید. برای اطمینان بیشتر یک نسخه از آن را در سرویس‌های ذخیره‌سازی ابری در وب نیز قرار دهید. یک کابل برای اتصال لپ‌تاپ به پروژکتور سالن همراه داشته باشید.
درست است که فناوری به خاطر غیر قابل پیش‌بینی بودن می‌تواند ما را شکست دهد اما آمادگی داشتن پیش از وقوع یک اتفاق می‌تواند خیال آدم را از بابت هرگونه مصیبت، بدشانسی و حادثه راحت کند.
۹- نفس عمیق بکشید
از نظر علمی دم و بازدم عمیق اعصاب را آرام می‌کند، سطح استرس را کاهش می‌دهد و کمک می‌کند تا چشم‌انداز دقیق‌تری به وضعیت موجود داشته باشید. پیش از اینکه برای ارائه سخنرانی خود روی صحنه بروید، ۵ تا ۱۰ بار به آرامی هوا را وارد ریه‌های خود کرده و به همان آرامی نیز خارج کنید. انجام این تمرین ذهن شما را متمرکز کرده و در دفع اضطراب‌های جزئی مؤثر است. در نهایت، آرامش خود را به دست آورید، تمرکز کنید و با اعتمادبه‌نفس روی صحنه بروید و غوغا به پا کنید.
اگر دوست داشتید برای ما بگویید چه چیزهایی هنگام ارائه به شما اضطراب بیشتری می‌دهند و کدام یک از توصیه‌های ما برای شما مؤثرتر بوده است؟
آیا راه دیگری می‌شناسید که بتوان از آن برای مقابله با اضطراب ناشی از سخنرانی استفاده کرد؟
منبع: چطورپدیا